O que fazer quando os e-mails do trabalho não deixam você trabalhar
“Nem todo e-mail é vilão”, afirmam especialistas, que recomendam alguns cuidados ao utilizar a ferramenta

O e-mail é uma das formas de comunicação mais usadas no mundo corporativo e isso não deve mudar em um futuro próximo. Quem passa o dia na frente do computador ou ligado no smartphone pode ter a impressão que eles não param de chegar - e de interromper o trabalho. 

Um estudo de professores canadenses, que será publicado na revista acadêmica MIS Quaterly, investigou os efeitos que a troca constante de mensagens tem no desempenho profissional e mapeou as melhores técnicas para tentar mitigá-los. Liderada por professores da Queen's University e da McGill University, a pesquisa contou com a participação de mais de 500 profissionais da área de vendas. 

Os resultados apontam que nem todo e-mail é vilão. Ser interrompido por mensagens diretamente relacionadas às tarefas principais do profissional tem efeito positivo no seu desempenho. Já e-mails sobre atividades secundárias - por exemplo, uma mensagem para achar o melhor horário para uma reunião - tornam o profissional menos produtivo. 

No entanto, o estudo apontou que os dois tipos de e-mails aumentam a "carga de trabalho subjetiva", explicada pelos pesquisadores como a percepção de sobrecarrega emocional, mental e em termos de tempo demandado. Os e-mails mais úteis causam essa sensação apenas durante o dia em que chegam, enquanto os e-mails pouco relacionados às tarefas principais causam impacto a semana inteira e geram mais estresse no longo prazo. Quanto mais sobrecarregado o profissional se sentir, pior seu desempenho no trabalho.

Com base nos resultados da pesquisa, eles identificaram algumas estratégias para melhorar a relação com as mensagens constantes: 

Responda o que for importante na hora e ignore o resto 
Segundo a pesquisa, os profissionais apresentam melhor desempenho quando são capazes de ler e responder os e-mails importantes na hora em que estes chegam, mas deixam as mensagens sobre atividades secundárias para depois. 

Combine as regras com a sua equipe
Conseguir separar o joio do trigo, no entanto, não é nada fácil e nem pode ser uma estratégia individual, afinal, "o e-mail imediatamente útil de um é o inútil de outro". Os pesquisadores também acham que políticas criadas pela organização não são a melhor saída, afinal os departamentos têm dinâmicas e necessidades diferentes quando o assunto é comunicação. 

A melhor saída, explicam em um artigo publicado na Sloan Management Review, é que cada equipe crie suas próprias regras. "Os gestores podem trabalhar com seus times para criar práticas compartilhadas que diminuam a quantidade de e-mails que não são imediatamente úteis", afirmam. Dois exemplos são definir quais e-mails são desnecessários e quando realmente é importante copiar todos os membros da equipe em uma conversa. 

Releia e escreva com calma o que interessa 
Segundo os pesquisadores, dar atenção aos e-mails que interessam, ao invés de responder todas as mensagens que chegam de qualquer forma, ajuda com a concentração no trabalho. Ler mais de uma vez mensagens importantes e dedicar mais tempo para redigir a resposta são técnicas que ajudam a trabalhar melhor. 

Fonte: Valor Econômico – Letícia Arcoverde.