Na pandemia
Como gerenciar melhor o tempo

No livro A Tríade do Tempo, o especialista em gestão do tempo e produtividade Christian Barbosa apresenta o conceito que formulou para profissionais não se sentirem sobrecarregados. Segundo Barbosa, que atua como consultor de grandes organizações e investidor de startups, os brasileiros tendem a dividir seu tempo de três formas: um terço é gasto em atividades importantes, um terço é utilizado naquilo que considera-se urgente e o restante em tarefas circunstanciais. Parece um equilíbrio, mas não é, defende. Para o especialista, o ideal é reservar 70% naquilo que é importante, gastar até 20% no urgente e reter 10% no circunstancial. "Na pandemia, nossas análises preliminares indicam que o gasto com o circunstancial aumentou para 45% nos três primeiros meses da Covid-19. Isso é muito ruim para a produtividade", disse o especialista em entrevista à editora do Valor Stela Campos.

Na live, da série 'Carreira em Destaque', Barbosa respondeu leitores que se mostraram sobrecarregados no home office, com dificuldade de se sentirem produtivos diante da situação atual e que têm dúvidas sobre como reorganizar o tempo para buscar recolocação. Ele defende que, antes de tudo, é preciso entender o que traz mais resultados e mais equilíbrio para a carreira. Essa análise não deve focar apenas naquilo que está ligado ao trabalho. Para Barbosa, é preciso planejar a reserva de tempo para cultivar hobbies, pausas e atividades mais leves, que por sua vez, trarão o foco que as atividades gerenciais, técnicas e rotineiras demandam.

Para não deixar o excesso de tarefas tomar conta da vida e da rotina, é preciso ser realista. "A gente superestima capacidade de fazer algo. Faz uma lista de 20 coisas e tentamos seguir. Não dando conta das 20, estendemos nosso tempo de trabalho para alcançá-las. E aí vemos situações como a narrada por muitos clientes agora, que dizem que seus funcionários sentem que perderam o controle sobre o trabalho no home office".

Naquilo que compete ao indivíduo, e não à empresa, Barbosa aconselha a realização de um planejamento semanal. O primeiro passo para fazê-lo é escolher uma ferramenta que concentre as atividades a serem realizadas na semana e qual nível de urgência de cada uma delas. Essa missão envolve uma autoanálise, sobre o que de fato é importante, a noção de que não é possível fazer tudo e que é preciso dizer "não" para algumas atividades. O segundo passo é revisar o que é possível fazer antes do prazo máximo de entrega. Antecipar atividades, segundo Barbosa, é a melhor forma de ganhar controle sobre o tempo.

No home office, diz o especialista, o maior perigo é tentar ocupar o tempo que antes era ocupado nos deslocamentos ou nos intervalos que o escritório proporciona (entre reuniões, almoço e cafés) com mais atividades. "As pessoas querem ganhar todo esse tempo em produtividade, mas esquecem que é preciso fazer pausa e interrupções".

Outra armadilha é a busca por ser "multitarefa". Barbosa cita estudos de Stanford e da Universidade de Melbourne para defender que intercalar duas atividades de forma sequencial prejudica o desempenho. "Os estudos mostram que quando saímos de uma atividade A para a B, demoramos um tempo para atingir o mesmo nível de desempenho ao retornar à tarefa A". A dica, portanto, é começar e terminar uma atividade naquele momento antes de partir para outra.

Outro ponto comentado por Barbosa é evitar uma agenda de reuniões seguidas, na qual mal sobra tempo para realizar outra tarefa. Fazer networking, principalmente em um momento de distanciamento social é importante, mas não pode ser o foco. "Minha dica é instituir um horário na semana para realizar um bate-papo virtual com conexões diferentes e apresentar seu trabalho e você a outras pessoas", afirma.