Como lidar com o excesso de e-mails e mensagens do trabalho?
Boa administração do tempo é uma questão de autoconhecimento e autocontrole

"Gosto do meu trabalho, mas nos últimos meses a quantidade de e-mails que recebo - tanto de colegas quanto de clientes - quadruplicou. Sinto que não consigo resolver todas as pendências que preciso, pois gasto a maior parte do meu tempo respondendo a esses e-mails. Além disso, o WhatsApp também está cada vez mais demandando atenção e está difícil separar o que é pessoal e o que é profissional. Estou ficando mentalmente exausto de ter que lidar com essa quantidade de pessoas me acionando diariamente e me cobrando respostas imediatas. O que fazer?" Gerente de marketing, 36 anos

Todos nós temos que aprender ou melhorar a nossa capacidade de gerenciar o tempo e definir o que se faz no aqui e agora. Na realidade, o mau uso do tempo não provém da falta de técnicas ou ferramentas, mas de hábitos, valores, características pessoais e comportamentos inadequados. Não adianta culpar os outros pelo seu comportamento, exaustão ou pela falta de resultados.

A boa administração do trabalho no tempo é muito mais uma questão de autoconhecimento e autocontrole. É aprender a não permitir que fatores e influências externas controlem e determinem sua resposta e sua atuação.

O tempo, em si, não é administrável. O tempo é um recurso não renovável e perecível. O tempo não usado não pode ser estocado para ser usado em outro momento. Portanto, não existe a tal possibilidade de se "arrumar mais tempo" para fazer mais coisas. Sendo assim, para produzir mais no tempo do qual se dispõe, o importante é definir o que se faz no tempo disponível.

Para definir bem o que fazer a regra de ouro é ser eficaz e produtivo. Ser eficaz é fazer as coisas certas, isto é, aquilo que é importante e prioritário. Ser produtivo é fazer certo as coisas certas, gastando a menor quantidade de tempo e recursos, obtendo os resultados desejados. Portanto, para ser eficaz e produtivo é fundamental definir primeiro quais são os seus objetivos, o que espera conseguir, suas necessidades e desejos.

Em seguida, para evitar que fatos e eventos de menor importância o impeçam de atingir os seus objetivos é preciso mudar a sua forma de atuação e promover mudanças de paradigmas e de valores, construindo novos hábitos. Para criar novos hábitos é necessário adotar um comportamento proativo.

Comportamento proativo é aquele em que se busca usar sua margem de liberdade para fazer escolhas e manter o foco no que você pode controlar. Para isso, é preciso compreender e modificar posturas improdutivas e desenvolver autodisciplina.

O primeiro passo, e o mais importante, é aprender a definir prioridades. Procure fazer aquilo que o leva a atingir seus objetivos e evite o que "não leva a nada".

Faça uma lista das "macros tarefas" ou "macro atividades" que você executa diária, semanal e mensalmente. Para cada macro atividade defina os projetos em que elas fazem parte e, a partir disso, defina as micro atividades e tarefas que o compõem. Para cada uma dessas atividades defina quais objetivos você espera alcançar. A partir disso, sempre com o seu objetivo em mente, procure marcar aquelas que são imprescindíveis que sejam feitas por você.

Definir prioridades para administrar o tempo é definir fazer o que se considera importante, urgente e prioritário. Pelo "Princípio de Pareto", oitenta por cento do sucesso depende de vinte por cento das atividades. Isso significa que se pode eliminar oitenta por cento das coisas que se faz. O problema, porém, é saber identificar quais são as vinte por cento que respondem por oitenta por cento do sucesso.

Se você não tem regras claras para definir prioridades, você vai acabar escolhendo fazer uma atividade segundo uma dessas clássicas alternativas, de acordo com o seu estilo: vai fazer primeiro o que é mais fácil, ou fazer antes o que mais gosta, ou vai fazer primeiro aquilo que foi pedido por quem tem mais poder porque, afinal de contas, manda quem pode, obedece quem tem juízo. Infelizmente, qualquer uma dessas escolhas pode não ser a mais adequada. O certo mesmo é fazer primeiro o que é mais importante e urgente e, em seguida, o que é importante mesmo que não seja tão urgente.

A primeira coisa é a distinção entre o que é importante e o que é urgente. Conceitualmente, importante é aquilo que só você pode fazer, que leva você a resultados concretos, ao seu objetivo, ao que se quer na vida. Urgente, é obvio, é o que tem que ser feito imediatamente.

A partir dessas definições podemos ter quatro possibilidades para definir as prioridades das coisas a serem feitas. Elas podem ser:

• Tanto importantes quanto urgentes (por exemplo, você está quase perdendo seu principal cliente): prioridade máxima e agenda imediata;
• Importante, mas não tão urgente (o planejamento estratégico para os próximos anos): prioridade alta, dedique o tempo que puder depois de ter feito as urgentes e importantes.
• Urgente, mas não importante: a maioria dos telefonemas, WhastApp ou e-mails; nem urgente, nem importante: comentários sobre colegas, conversas sobre o jogo.

Sobre as tarefas das duas últimas categorias: esqueça, descarte, não faça ou, se não puder descartar, delegue para alguém.

Delegar tarefas é algo que todo mundo precisa aprender a fazer. Algumas pessoas têm grandes dificuldades nisso. Caso não tenha como delegá-las, transferi-las, eliminá-las ou substituí-las, concentre-as todas em um só bloco de tempo e tente se livrar delas de uma só vez.

Outro ponto importante é evitar o excesso de reuniões. A maioria delas só nos rouba tempo.

Com a crescente complexidade do mundo, é praticamente impossível alguém conseguir trabalhar sozinho. Por causa disso, ficamos mais de 75% do nosso tempo em reuniões. Temos muito mais reuniões do que seria necessário, elas duram muito, e muito mais gente desnecessária participa delas.

Para piorar, com o avanço da tecnologia, agora nem mesmo a distância consegue evitar reuniões. Para resolver esse problema, a única solução é cultural e isso toma tempo. Por enquanto, o que se pode fazer é pedir para não participar das reuniões nas quais você não é peça importante. Para definir quais reuniões você deve participar aplique os mesmos critérios de priorização aplicados para as tarefas, ou seja, classifique as reuniões por graus de importância, urgência e produtividade.

Finalmente, recebemos muitos papéis, e-mails e mensagens não solicitados, que nada têm a ver com nossas tarefas. Além de aplicar o critério de importância, use também o princípio de que cada item deverá ter um destino imediato, nada devendo ser colocado em espera para decisão posterior. Se o item não lhe interessa, jogue-o fora ou mande-o para alguém a quem realmente seja de interesse.

Algo semelhante acontece com telefonemas e mensagens. Na verdade, telefonemas e mensagens são uma forma especial de interrupção, que só atrapalham a produtividade.

O único jeito de ser eficaz e produtivo é aprender a dizer não. Para isso, precisamos desenvolver a autoestima e a autoconfiança. A dificuldade em dizer não normalmente surge por receio de ser mal compreendido e rejeitado, e por necessidade de ser aceito e bem avaliado pelos outros. Livre-se disso. Como? Bem, isso fica para outro artigo.

Fonte: Valor Econômico – Gilberto Guimarães.