Gestão de tempo
Aprenda a diferenciar o urgente do importante no dia a dia

"Tempo, entro num acordo contigo", canta Caetano Veloso na música "Oração ao Tempo". Saindo da dimensão lírica e vindo para a concreta, podemos dizer que entrar em acordo com o tempo é uma das coisas mais importantes do cotidiano.

Existem métodos, regras e opiniões para guiá-lo na hora de criar uma organização que faça sentido na sua rotina —a única coisa em que todos os mentores em carreira concordam é que arrumar as horas do dia pode mudar tudo.

O que é? "Gestão de tempo nada mais é do que a arte de tomar decisões", escreve Christian Barbosa, autor do livro A Tríade do Tempo.

Gerir é definir prioridades e determinar espaços para tarefas —de forma que você consiga cumprir o que deve sem se sobrecarregar.

Escolha suas batalhas. Vamos começar com um dos pilares do gerenciamento da rotina: "urgente" é diferente de "importante". Nem tudo o que é urgente é importante, assim como nem tudo o que é importante é urgente. É claro, em alguns casos, há convergência entre os adjetivos.

Diego Rondon, CEO da e-volve-one e headhunter especializado em performance, explica como diferenciar as categorias:

"Se alguém está na sua orelha para que você resolva algo, pense primeiro no impacto que aquela atividade terá. Qual o resultado? Vai mudar algo fazê-la agora ou depois? Se a resposta não justificar a urgência, então ela pode ser feita depois".

Aquilo que é importante é o que terá um impacto grande e, de fato, precisa ser resolvido com antecedência e cuidado. Um exemplo: preciso terminar um relatório que será decisivo para o prosseguimento de um projeto em que estou envolvido.

Cuidado! Não são apenas atividades de trabalho que importam. Tudo aquilo que você considera essencial para a sua vida deve entrar no planejamento.

Separar um tempo —isto é, registrar na agenda e considerar um compromisso— para coisas como jantar à mesa com a família, ver uma série ou colocar uma leitura em dia é uma forma de garantir que você não deixará essas atividades serem atropeladas pelo trabalho.

Na prática… organizar as horas é a primeira coisa a se fazer no dia —depois de acordar, tomar um café e escovar os dentes, claro.  

Analise o que é mais importante (seguindo os critérios citados acima) e coloque essas tarefas na frente ou no período em que você considera ser mais produtivo. É bom programar as pausas e deixar um espaço para urgências que aparecerão.

Determine uma estimativa de tempo para cada tarefa. Ela não precisa ser levada ao pé da letra, mas é importante mantê-la como um guia.

Rondon compartilha como ele mesmo distribui o próprio tempo.

Divida as atribuições em quatro quadrantes:

1.Urgente e importante
2 Importante, mas não urgente
3. Urgente, mas não importante
4. Nem urgente, nem importante.

Para ele, tarefas curtas e rápidas podem e devem ser eliminadas logo. Não enrole para fazer uma ligação que custará cinco minutos, por exemplo.

A sua cara. Para a manutenção dos compromissos, o método mais valioso é aquele ao qual você se adapta melhor. Agendas digitais ou de papel, planners, cadernos, bloco de notas do celular… tudo vale a pena se a alma não é pequena.

Um artigo da Gallup, consultoria americana, sobre o assunto destaca a importância da personalização da gestão . A ideia é achar o método que mais combine com a sua personalidade —dessa forma, é mais provável que você siga o planejamento por mais tempo.

"Aminimiga". A tecnologia pode ser uma aliada . É utilizada para agilizar atividades, o que libera mais horas para outros compromissos. Outra opção é usá-la como sua assistente: pedir dicas de como organizar suas tarefas e então personalizá-las ao que lhe cabe melhor.

Sim, mas... As redes sociais e outras plataformas também são um mecanismo de escoamento de tempo e dopamina —um neurotransmissor que traz a sensação de satisfação. Há uma edição inteira da newsletter Cuide-se dedicada a ele, que você pode ler aqui.

Para não se enrolar com as atividades ao passar uma tarde rolando o "feed", aí vão as dicas de Rondon:

- Determine momentos específicos do seu dia para navegar —de preferência, distantes da hora do sono.
- Exercite a capacidade de ficar longe das telas. Determine períodos específicos, como horas, dias ou, quem sabe, até semanas para ficar "offline".